Coördinerend portefeuillehouder: Rabin Baldewsingh

De inrichting van de ambtelijke organisatie is de afgelopen jaren grondig aangepast. Na het bundelen van de bedrijfsvoering vraagt de verschuivende rol van de overheid om inzet op meer samenwerking, eigenaarschap en een ander type leiderschap.
In 2018 zijn de prioriteiten uit het coalitieakkoord de belangrijkste leidraad voor doorontwikkeling van de organisatie. Maar ook dossiers als Stad in transitie, Smart City, de Omgevingswet, Resilient City spelen hierbij een rol. Bij de ontwikkeling van de organisatie staat steeds centraal: het versterken van omgevingsgerichtheid, wendbaarheid, interne samenwerking en innovatiekracht bij medewerkers, leidinggevenden en in de inrichting van systemen en processen. Wat dit laatste betreft: de gemeente volgt de trend naar een meer adaptieve en plattere organisatie. Via inspiratiesessies en pilots onderzoeken we de mogelijkheden voor zelforganisatie binnen de gemeente onder het motto: van piramide naar pannenkoek.

Binnen de gemeente worden momenteel diverse veranderkundige interventies ingezet. In 2018 gaan we die inventariseren en evalueren. We willen weten welke interventies en methodieken het meeste effectief zijn.

Tijdelijk werk
Sinds 1 juli 2017 is het beleid rondom tijdelijke werkzaamheden aangepast. In het kort: medewerkers met een vaste aanstelling kunnen nu makkelijker tijdelijk werk doen. Als het tijdelijk werk langer dan zes maanden duurt, gaat een medewerker structureel over naar de nieuwe afdeling. De oude afdeling kan dan weer iemand anders aannemen op de functie die de medewerker achterlaat. Deze nieuwe beleidsregel zorgt ervoor dat medewerkers flexibeler binnen de organisatie kunnen werken en meer kansen hebben om zich te ontwikkelen. Medewerkers zijn beter inzetbaar en de juiste persoon kan snel op de juiste plek worden ingezet. Juli 2019 zal dit nieuwe beleid worden geëvalueerd. De tussenevaluatie is medio 2018.

Strategische personeelsplanning

Het werk verandert onder invloed van externe factoren (digitalisering, samenwerken met de stad, andere werkwijzen) en het is van belang dat onze medewerkers hierop aan blijven sluiten qua opleiding, ervaring en competenties. Bovendien verandert de arbeidsmarkt: op sommige onderdelen is het lastiger om nieuwe medewerkers aan te trekken, bijvoorbeeld als het gaat om ICT, techniek en topmanagement.

In 2018 voeren we de strategische personeelsplanning verder door. We gaan de ontwikkeling van ons personeelsbestand nader analyseren en we maken een prognose van de benodigde capaciteit en competenties. Uiteraard nemen we daarbij ook de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt mee. De uitkomsten van de analyse gaan we gebruiken voor de capaciteitsplanning, opleiding en omscholing van medewerkers, voor het diversiteitsbeleid en voor de wijze van benaderen van de arbeidsmarkt. Hier betrekken we ook de traineeprogramma’s en de arbeidmarktcampagne bij.

Personeelsbeleid

2018 markeert het einde van de beleidsperiode 2014-2018. Dat betekent dat de gemeente zich gaat richten op het behalen van de doelstellingen van het strategische personeelsbeleid: diversiteit, vitaliteit, mobiliteit en integriteit. Tegelijk zijn we bezig met het vaststellen van het nieuwe meerjarenbeleid. Input hiervoor zijn de lopende beleidsdoelstellingen, de aanscherpingen als gevolg van het nieuwe coalitieakkoord en de vertaling naar de organisatieontwikkeling. Modern en aantrekkelijk werkgeverschap blijft centraal staan, zeker tegen de achtergrond van een veranderende stad en arbeidsmarkt.

In de collegeperiode 2014 – 2018 gelden de volgende bestuurlijke doelstellingen voor de gemeentelijke organisatie:

Diversiteit

Diversiteit is een kracht. De diversiteit die we in de stad zien, willen we graag terugzien binnen de gemeentelijke organisatie. Het draagt bij aan het strategisch functioneren van de gemeente en het sluit aan bij de behoeften van de stad. Voor de periode 2014-2018 hebben wij doelen en streefcijfers geformuleerd over de diversiteit binnen de organisatie (zie bovenstaande tabel). In 2018 ligt het accent op het binnenhalen van meer vrouwen in de subtop, de in- en doorstroom van biculturelen en de instroom van jongeren. We gaan door met anoniem solliciteren om gelijke kansen voor biculturele medewerkers te realiseren. Ook komt er begeleiding voor statushouders die een werkervaringsplaats-traject doorlopen. Naast deze activiteiten blijft de gemeente werken aan een inclusieve organisatie en werkomgeving. Dat wil zeggen dat iedereen wordt gewaardeerd, ongeacht afkomst, sekse en geaardheid. Daarom wordt er komend jaar verder ingezet op bewustwording, (samen)werken met diversiteit en trainingen voor medewerkers.

Verjonging

Ook in 2018 stimuleren we de instroom van jongeren. De gemeente wil jongeren binnen halen en ook binnen houden. Zo werken we aan een evenwichtiger opbouw van het personeelsbestand met een lagere gemiddelde leeftijd. We blijven stage- en afstudeerplekken en werkervarings- en leerarbeidsplaatsen bieden. We willen in 2018 niet alleen zorgen dat jongeren binnen komen, maar ook dat ze binnen blijven. Via Matchpunt Jongeren worden er talent- en ontwikkeltrainingen geboden en wordt gezocht naar mogelijkheden voor definitieve instroom en doorstroom van jonge medewerkers.

Generatiepact

In 2018 gaan naar verwachting opnieuw tientallen medewerkers gebruik maken van het generatiepact. Hierdoor komt loonruimte beschikbaar om extra jongeren aan te kunnen nemen. Het generatiepact loopt nog tot 1 januari 2019. In 2018 besluit de gemeente of ze hiermee doorgaat.

Verzuim

Het verzuim daalt binnen de gemeente dankzij een effectieve verzuimaanpak. De processen zijn op orde en langdurig verzuim is fors teruggedrongen. In 2018 gaan we – als uitkomst van diepgaande analyses – gericht inzetten op specifieke thema’s. Denk aan fysiek zware beroepen en aan groepen met een hoger verzuim. We gaan samen met deze groepen na welke maatregelen getroffen kunnen worden om het verzuim verder naar beneden te krijgen. Wij streven ernaar om de Gemeentelijke Verzuim Norm voor Den Haag van 4,5% te behalen.

Verder staan in 2018 thema’s als goede arbeidsomstandigheden, welzijn en vitaliteit van medewerkers op de agenda. Hiermee wil de gemeente de duurzame inzetbaarheid van alle medewerkers verhogen. We besteden hierbij ook aandacht aan wat medewerkers zelf kunnen doen om gezond te blijven.

Mobiliteit

In 2018 gaat de gemeente gerichter werven onder jongeren en biculturelen. De werving zal meer dan voorheen gebruik maken van social mediastrategieën en een slimme inzet van media.

De gemeente heeft een nieuw vacaturemanagementsysteem dat de interne mobiliteit stimuleert. Interne medewerkers kunnen een profiel aanmaken waardoor zij - met hun competenties en ambities – meteen ook centraal in beeld zijn en gematcht kunnen worden. Eind 2018 willen we dat 50% van de medewerkers een profiel heeft aangemaakt. Door de rol en positie van het nieuwe Expertisecentrum Recruitment en Mobiliteit in het Bedrijfsvoeringsexpertisecentrum verwachten we meer mogelijkheden om interne medewerkers en werk te kunnen matchen.

De gemeente gaat de mobiliteitskansen voor top- en middenmanagement vergroten door de implementatie van het portfoliomanagement. Dit houdt in dat managers in schaal 13 tot en met 15 na vijf tot zeven jaar wisselen van functie.

Arbeidsvoorwaarden

Voor onze arbeidsvoorwaarden spelen in 2018 vier ontwikkelingen een rol.

1. In de nieuwe cao is afgesproken dat medewerkers die in payroll werken vanaf medio 2018 een beloning ontvangen: een flextoeslag. Die is vergelijkbaar met een medewerker met een aanstelling. Dit heeft voor de gemeente geen gevolgen aangezien Den Haag geen gebruik maakt van payrolling. De nieuwe cao biedt daarnaast ruimte om in de organisatie een pilot over bewust belonen te starten.
2. Op 1 januari 2019 loopt het huidige sociaal beleidskader af. We besluiten in 2018 over aanpassingen of verlenging.
3. Normalisering van de rechtspositie van ambtenaren in 2020 vergt in 2018 de nodige voorbereiding. Denk aan het ontwikkelen en opleiden van personeel (P&O-ers, juristen) en het aanpassen van standaardbrieven en besluiten.
4. De algemene verordening gegevensbescherming die in mei 2018 van kracht wordt, heeft impact op de wijze waarop we met de verwerking van persoonsgegevens omgaan. De implementatie van de verordening leidt mogelijk tot (noodzakelijke) aanpassingen in arbeidsvoorwaardelijke regelingen en persoonsregistratiesystemen.

Integriteitsbeleid

De gemeente heeft permanente aandacht voor integriteit binnen de organisatie. Enerzijds vanuit goed werkgeverschap en de voorbeeldrol die we vervullen als ambtelijke organisatie. Anderzijds is aandacht voor integriteit belangrijk omdat medewerkers steeds zelfstandiger moeten opereren in een complexe omgeving. De relatie tussen overheid, ambtenaar en burger verandert. Beleid en diensten komen in toenemende mate in co-creatie tot stand en de relatie wordt steeds horizontaler. Dit vraagt andere vaardigheden van ambtenaren en ook andere beleidsprocessen. Wij willen medewerkers optimaal ondersteunen bij het nemen van zelfstandige morele beslissingen. Een actief integriteitbeleid bevordert de weerbaarheid van medewerkers tegen verleidingen en risico’s op het gebied van integriteit.

Integriteit wil zeggen dat de ambtenaar zijn functie adequaat en zorgvuldig vervult, rekening houdend met zijn verantwoordelijkheid en bevoegdheid en alle in het geding zijnde rechten en belangen en dat kan doen in een veilige werkomgeving.

In 2018 voeren we het gemeentebrede integriteitsbeleid en het ‘Integriteitsplan 2014-2018’ verder uit. Wat gaan we doen?

• Training ‘Morele oordeelsvorming’.
• Uitrol moreel beraad.
• Stimuleren van de uitvoering Haagse risicoanalyse integriteit.
• Workshop ‘Het goede gesprek’.
• Integreren van ethisch leiderschap in het Haags leiderschapsprogramma en in het Haags leiderschapsprofiel.
• Organisatie van de Week van de Integriteit.
• Workshop ‘Speel open kaart’.
• Verdere professionalisering van de decentrale integriteitscoördinatoren.
• Voorlichting op Werknet.
• Verdere professionalisering van integriteitsonderzoeken.
• Verdere professionalisering van het netwerk vertrouwenspersonen misstanden.
• Verdere professionalisering van netwerk vertrouwenspersonen omgangsvormen.
• Implementatie van het gemoderniseerde registratiesysteem ongewenst gedrag.
• Verfijning van de rapportage ongewenst gedrag.
• Stroomlijnen van de omgang met meldingen en klachten ongewenst gedrag door de gemeente Den Haag als werkgever.

In 2018 wordt het Integriteitsplan 2018-2022 vastgesteld.

In 2018 wordt verder aandacht besteed aan de ontwikkeling van ethisch leiderschap. Ethisch leiderschap gaat over de mate waarin iemand zelf integer is en handelt en over het bevorderen van integriteit onder anderen.